Pengaturan Bekerja, Work From Home Dari Berbagi Sudut Pandang - Work From Home saat ini merupakan tindak lanjut dari jumpa pers Presiden Joko Widodo di Istana Bogor, Jawa Barat (15 Maret 2020). Presiden menghimbau untuk meminimalisir penyebaran virus corona tipe baru (SARS-CoV-2) penyebab Covid-19.

Pengaturan Bekerja, Work From Home Dari Berbagi Sudut Pandang

time-management-guide - Mengharuskan masyarakat untuk bekerja, belajar dan beribadah di rumah, salah satunya dengan mendirikan tempat kerja sistem di rumah. Himbauan tersebut ditindaklanjuti oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.

Melalui Surat Edaran Nomor 19 Tahun 2020, khususnya bagi PNS nasional, yang menyangkut penyesuaian sistem kerja aparatur sipil negara dalam upaya pencegahan Covid-19 di instansi pemerintah.

Dari segi konten, ASN bisa bekerja di rumah / residensial, namun yang pasti ada dua pejabat struktural level tertinggi di kantor tersebut. Selain tersebut, dilarang menunda atau membatalkan banyak peserta dalam acara tatap muka.

Sebelumnya, banyak perusahaan swasta di Jakarta juga menerbitkan karya tentang kebijakan perumahan. Perusahaan-perusahaan ini termasuk Unilever, Nestlé, Prudential, Coca-Cola, HSBC, Indofood dan Friesland Flag.

Setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing, seperti membagi tim menjadi dua bagian, bekerja di rumah dan kantor secara bergiliran, serta hanya bekerja dari rumah bagi yang sakit dan baru saja bepergian ke luar negeri.

Atau cukup terapkan untuk bekerja dari rumah selama beberapa hari, karena ini untuk keperluan penyemprotan desinfektan. Menyikapi situasi dan perkembangan informasi terkait penyebaran Covid-19.

Kementerian Keuangan telah mengadopsi berbagai kebijakan terkait, antara lain melalui penerbitan surat edaran yang memuat kebijakan pegawai Kementerian Keuangan untuk bekerja di rumah atau bekerja di rumah.

Dilansir dari yuridis.id, Mulai tanggal 19 Maret 2020, kantor DJKN wilayah Jawa Barat mulai bekerja di rumah sesuai dengan standar yang tercantum dalam Pengumuman Direktur Jenderal Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan Nomor 5 Tahun 2020. Bekerja di rumah atau Work From Home pasti memiliki kewajiban dan tanggung jawab yang sama seperti bekerja di kantor.

Namun pada kenyataannya terdapat tantangan dan kendala dalam pelaksanaan bekerja di rumah yang tidak mudah, karena tidak semua departemen pekerjaan bisa dilakukan di rumah.

Banyak faktor yang dapat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan di rumah, seperti kurangnya alat dan komunikasi kerja, kurangnya koordinasi, dan gangguan pada lingkungan rumah dalam keluarga.

Kepatuhan Internal merupakan departemen yang bertanggung jawab mengawasi pelaksanaan berbagai fungsi dan fungsi pengendalian internal. Tentunya jika terdapat kebijakan yang tidak lazim seperti bekerja dari rumah, diperlukan semacam strategi untuk memantau pelaksanaan kendali atas tanggung jawab dan fungsi organisasi.

Baca juga : Kerjaan Melampaui Batas Itu Tidak Bagus

Pengertian Dari Work From Home

Work From Home adalah sebutan untuk kerja jarak jauh, lebih tepatnya bekerja dari rumah. Oleh karena itu, pekerja tidak perlu bertatap muka dengan pekerja lain. Freelancer terbiasa bekerja dari rumah, tetapi mereka biasanya menyebutnya kerja jarak jauh atau kerja jarak jauh.

Sebenarnya tidak ada perbedaan antara bekerja dari rumah dan bekerja jarak jauh, hanya secara terminologi, yang membedakan hanya aturan perusahaan tempat Anda bekerja. Beberapa orang akan bekerja pada jam kerja normal atau jam kerja bebas dari jam 8 pagi sampai jam 4 sore, selama pekerjaan selesai dan komunikasinya selalu cepat, mereka dapat merespon dengan cepat.

Menurut penelitian Crosbie & Moore (2004), bekerja dari rumah mengacu pada pekerjaan berbayar yang dilakukan terutama di rumah (setidaknya 20 jam per minggu). Bekerja dari rumah akan memberi pekerja jam kerja yang fleksibel untuk menyeimbangkan hidup mereka. Di sisi lain, hal tersebut juga membawa keuntungan bagi perusahaan.

Kelebihan Dari Work From Home

Dibandingkan dengan bekerja normal di kantor, bekerja di rumah atau bekerja di rumah memiliki beberapa keunggulan, yaitu:

Kurangi biaya pengoperasian. Keuntungan melakukan pekerjaan pertama di rumah adalah dapat mengurangi biaya operasional kantor, tanpa menyediakan komputer, tempat kerja, Internet, listrik, dan makan siang bagi pekerja.

Lebih fleksibel dalam bekerja, bekerja di rumah lebih fleksibel, apalagi saat lelah bekerja, Anda bisa berpindah dari meja kerja ke ruang tamu, teras, taman, ruangan atau ruangan lain di dalam rumah yang cocok untuk bekerja.

Selain menangani masalah tempat kerja secara fleksibel, mulai dari jam kerja, Anda juga bisa melakukan penyesuaian secara fleksibel. Yang terpenting, saat bekerja dari rumah, karyawan dapat bertanggung jawab atas pekerjaannya.

Peningkatan produktivitas Statistik di situs web emailanalytics.com menunjukkan bahwa 77% pekerja bekerja dari rumah dan efisiensi kerja mereka meningkat. Hal tersebut terjadi karena tekanan kerja berkurang sehingga meningkatkan efisiensi kerja.

Beberapa hal yang dapat menimbulkan stres seperti kemacetan di jalan raya, tumpukan pekerjaan, masalah dengan rekan kerja dan masalah lain yang sering ditemui di kantor, mengakibatkan rendahnya semangat kerja.

Meningkatkan kepuasan kerja, penurunan tingkat stres meningkatkan kepuasan kerja. Ketika mereka dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan lebih baik dan lebih cepat, niscaya hal ini akan meningkatkan kepuasan kerja sehingga membuat karyawan loyal kepada perusahaan.

Peningkatan keseimbangan kehidupan kerja, keseimbangan kehidupan kerja adalah keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan sehari-hari. Dengan bekerja dari rumah, karyawan dapat lebih dekat dengan keluarga dan lingkungannya, sehingga tercapainya keseimbangan hidup mereka.

Ketika ia memiliki efisiensi kerja yang baik, ia dapat mencapai keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan sehingga ia dapat mengalokasikan waktu sesuai dengan bagiannya yang berbeda.

Hindari gangguan di lingkungan kerja biasanya rekan kerja di kantor itu toxic, mengganggu atau sering menimbulkan masalah. Orang-orang seperti itu sangat mengganggu dalam hal efisiensi kerja.

Belum lagi faktor interferensi lain di kantor, faktor interferensi tersebut akan sangat mempengaruhi mood dan produktivitas kerja. Beda dengan suasana saat bekerja di rumah, suasana disini lebih nyaman, tenang dan bermanfaat untuk anda sehingga membuat anda lebih fokus dalam bekerja.

Dekat dengan keluarga bekerja langsung dari rumah akan lebih dekat dengan keluarga Anda, terutama bagi orang tua yang memiliki seorang anak yang membutuhkan pengasuhan orang tua.

Kekurangan Dari Work From Home

Selain kelebihan, bekerja di rumah atau bekerja di rumah juga memiliki kekurangan yang tidak ditemukan saat bekerja normal di kantor. Kekurangannya adalah:

Sulit untuk mengawasi pekerja dibandingkan bekerja langsung di kantor, lebih sulit memantau pekerja saat bekerja dari rumah. Diperlukan sistem yang baik untuk memantau setiap pekerja, dan tidak terlalu kaku dalam hal regulasi, sehingga tidak menjadi masalah besar.

Kehilangan motivasi karena suasana kerja yang sangat berbeda dengan pekerjaan kantoran, bisa jadi Anda akan kehilangan motivasi untuk bekerja. Apalagi godaan lebih banyak di rumah dan tidak ada supervisi langsung dari atasan, sehingga lambat laun motivasi kerja hilang. Salah satu tandanya adalah pekerjaan tersebut selalu lebih lambat dari tenggat waktu yang dijadwalkan.

Banyak gangguan pekerjaan tidak semua pekerjaan yang dilakukan di rumah bisa berjalan lancar. Banyak sekali masalah, terutama dari anak-anak dan keluarga, belum lagi orang-orang di sekitar mereka, bahkan jika mereka sebenarnya bekerja dari jarak jauh, mereka mengira mereka harus menganggur di rumah.

Untuk alasan ini, perlu diketahui semua orang bahwa kami bekerja dari rumah. Dalam penyelidikan, pekerjaan yang paling banyak dikeluhkan keluarga adalah ketidakmampuan menetapkan batasan di tempat kerja.

Komunikasi yang buruk saat bekerja dari rumah, komunikasi adalah tantangan terbesar. Oleh karena itu harus selalu online dan mudah diakses agar tidak ada informasi yang hilang saat berdiskusi atau berkoordinasi. Frekuensi komunikasi juga harus dilakukan sesering mungkin agar terjalin komunikasi yang baik antar tim, dan tidak terjadi miskomunikasi.

Masalah keamanan data keselamatan merupakan masalah yang perlu diperhatikan saat bekerja di rumah. Direkomendasikan untuk tidak menggunakan jaringan umum untuk mengirim data pekerjaan penting.

Untuk mengimplementasikan perlindungan keamanan, lebih penting lagi untuk menggunakan layanan keamanan bersama dengan VPN. VPN memungkinkan untuk membuat saluran aman di jaringan publik, sehingga hanya pengirim dan penerima yang tidak dapat mengaksesnya.

Meningkatnya biaya operasional rumah saat bekerja dari rumah, semua biaya pengoperasian secara otomatis ditransfer ke semua konten. Mulailah dengan listrik, internet, dan makanan yang sebelumnya menjadi tanggung jawab kantor.

Tidak semua pekerjaan bisa dilakukan di rumah kerugian terakhir bekerja dari rumah adalah tidak semua pekerjaan bisa dilakukan di rumah. Di antara semua kelebihan dan kekurangan yang disebutkan di atas, menurut penelitian Barbara Larson (Northeastern University), masalah yang sering terjadi saat melakukan pekerjaan di rumah adalah masalah pengawasan dan pemantauan pekerjaan masing-masing karyawan.

Penulis yakin bahwa di sinilah departemen kepatuhan internal berperan dalam fungsi pengendalian internalnya untuk memastikan bahwa departemen tersebut bekerja sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Pengendalian Internal Work From Home

Pengendalian internal merupakan salah satu sarana atau alat untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut Pahala Nainggolan (2012), pengendalian internal memiliki komponen sebagai berikut:

Tetapkan kebijakan untuk semua aspek organisasi dan juga tetapkan prosedur untuk memastikan implementasi dan kepatuhan dengan kebijakan yang ditetapkan. Untuk mewujudkan komponen-komponen tersebut diperlukan unsur-unsur utama pengendalian intern, antara lain:

Lingkungan pengendalian yang baik akan mendukung praktik keuangan yang baik dan sebaliknya. Jika lingkungan pengendalian kurang baik dapat dilihat dari sikap dan tindakan yang dilakukan dalam pengelolaan organisasi sehari-hari.

Sistem akuntansi adalah serangkaian prosedur dan formulir yang digunakan untuk menghasilkan informasi keuangan. Sistem akuntansi dibangun dengan mempertimbangkan beberapa prinsip standar akuntansi.

Tujuan utamanya adalah untuk menghasilkan laporan keuangan dan laporan lainnya. Oleh karena itu, sistem akuntansi dikenal sebagai pedoman dalam mengolah transaksi sebagai informasi.

Prosedur pengendalian tersebut menjadi pedoman bagi setiap pelaksana di bidang ini, dan telah disesuaikan dengan kondisi yang ada, biasanya meliputi pembagian tanggung jawab, otorisasi, desain dan penggunaan dokumen, serta pengendalian aset organisasi untuk pengendalian pihak independen.

Pengendalian internal Kementerian Keuangan dimulai dengan dikeluarkannya Keputusan Menteri Keuangan No. 152 (KMK.9 / 2011). KMK-152 merupakan bentuk nyata solusi Kementerian Keuangan dalam hal melaksanakan PP 60 tahun 2008 yang memwajibkan seluruh kementerian / lembaga dan pemerintah daerah untuk mengadopsi pengendalian internal.

Disebut terobosan karena Kementerian Keuangan melalui KMK-152 mensyaratkan pembentukan departemen khusus di setiap jenjang unit kerja untuk mengawasi fungsi pengendalian internal.

Meskipun pembentukan unit-unit semacam itu telah banyak digunakan dalam organisasi swasta, hal tersebut merupakan hal baru dalam praktik organisasi publik. Praktik ini menuju pada praktik terbaik dari konsep three lines of defense dalam organisasi modern guna meningkatkan pengendalian dari organisasi.

Inti dari konsep ini adalah bahwa pengendalian dari organisasi dilakukan lewat tiga lapis pertahanan. Pengelola Manajemen operasional merupakan lini pertahanan yang pertama yang bertanggung jawab penuh atas implementasi semua strategi organisasi melalui pengendalian internal yang berkelanjutan di semua tahapan aktivitas.

Guna meningkatkan efisiensi manajemen, telah dibentuk second line of defense yang bertugas memantau pelaksanaan pengendalian internal pada waktu yang ditentukan. Ada banyak nama dalam praktik penerapan konsep ini, seperti unit pengendalian internal, unit kepatuhan, unit manajemen risiko, departemen hukum, dll.

Fungsi di lingkungan internal Departemen Keuangan ini merupakan tanggung jawab Departemen Kepatuhan Internal (UKI). UKI bertanggung jawab untuk mengawasi pengendalian internal atas manajemen masing-masing organisasi di dalam departemen.

Jika ditemukan kelemahan mulai dari tahap perancangan hingga penerapan pengendalian internal, maka departemen juga bertugas untuk memberikan peringatan kepada first line of defense.

Pertahanan lapis ketiga adalah auditor (terutama auditor internal), yang bertanggung jawab untuk memantau pengendalian internal dalam waktu dan ruang lingkup kegiatan yang lebih singkat daripada UKI.

Dalam melaksanakan pekerjaan di rumah di kantor wilayah DJKN Jawa Barat, mengingat perlu adanya evaluasi kinerja kerja di rumah secara berkala, maka peran UKI menjadi sangat penting, terutama karena kebijakan tersebut baru pertama kali dilaksanakan.

Beberapa tugas tidak dapat dilakukan secara online dan harus dilakukan secara langsung. Saat ini, tugas UKI Kanwil UKI DJKN untuk memantau pengendalian intern di Kanwil DJKN meliputi:

1. Sebagai unit pengendali kepuasan (UPG) yang bertanggung jawab untuk mencapai pengendalian kepuasan
2. Memantau proses bisnis di departemen PKN (menyetujui / menolak penjualan BMN)
3. Memantau proses bisnis di bidang evaluasi (memverifikasi dokumen permohonan evaluasi BMN dan menyiapkan laporan evaluasi BMN)
4. Memantau kode etik, termasuk: inspeksi kehadiran karyawan tanpa pemberitahuan selama jam kerja, pemantauan standar etika, dan pemantauan APT
5. Menyiapkan laporan kinerja yang merupakan kompilasi Kanwil dan KPKNL
6. Lakukan dialog kinerja organisasi
7. Penyusunan dan peninjauan kontrak kinerja dan manual KPI karyawan
8. Menyiapkan profil risiko dan laporan pemantauan manajemen risiko
9. Aktivitas lain yang ditugaskan oleh pemimpin.

Dalam pekerjaan ini UKI Kanwil DJKN telah dilengkapi dengan program pengendalian dan menggunakan beberapa alat pelaporan berbasis aplikasi online. Namun, untuk bekerja di rumah, beberapa tugas harus dilakukan secara fisik dan tidak dapat dilakukan, seperti memeriksa integritas dokumen dan penilaian pengelolaan aset milik negara, serta memantau kode etik kehadiran pegawai, Jam dan APT.

Namun, ada hal lain yang memudahkan UKI dalam memantau pengawasan saat ini, diantaranya dengan menggunakan surat dari Kanwil DJKN Jabar berupa aplikasi Nadine untuk mengotomatiskan kantor tersebut.

Dengan menggunakan aplikasi Nadine Kementerian Keuangan berbasis VPN, data pekerjaan yang dikirim akan terlindungi dengan baik karena saluran yang digunakan adalah saluran yang aman, bukan saluran di jaringan publik.

Dengan aplikasi Nadine misalnya, dapat dilakukan pengecekan keutuhan (persetujuan / penolakan) suatu dokumen PKN dengan cara mendownload data yang telah disimpan di server dalam bentuk soft file.

Begitu pula dengan penerapan sistem absensi menggunakan aplikasi Dianas berbasis web, yang mengharuskan karyawan mengisi daftar absensi secara online dan pulang. Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat memantau tingkat kepatuhan karyawan dalam menjalankan tugas di rumah sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Baca juga : Tips Mengatur Waktu Agar Kerjaan Tidak Berlebihan

Guna memanfaatkan lini pertahanan kedua dengan sebaik-baiknya saat melakukan pekerjaan di rumah, UKI Kanwil DJKN Jawa Barat membantu pertahanan lini pertama.Dalam hal ini Divisi Umum memastikan hal-hal sebagai berikut:

1. Tentukan siapa yang bisa bekerja di rumah dan pekerjaan apa yang bisa dilakukan di rumah
2. Tentukan sumber daya peralatan yang dimiliki oleh karyawan tersebut, apakah karyawan tersebut memiliki perangkat untuk bekerja di rumah (seperti laptop), dan apakah koneksi internet tidak diblokir, dll.
3. Tentukan bagaimana melakukan supervisi dan koordinasi (koordinasi penugasan tugas).
4. Pastikan staf dapat menggunakan perangkat / aplikasi untuk berkoordinasi dari jarak jauh dengan berbagai aplikasi yang ada.
5. Pantau kehadiran karyawan dalam rapat online melalui aplikasi zoom meeting.

Untuk dapat mewujudkan pekerjaan yang produktif di rumah, diperlukan komunikasi dan kerjasama yang baik antar semua pihak (terutama atasan dan bawahan) untuk meminimalisir kemungkinan pembatasan.

Dengan menerapkan maksud dan tujuan yang sama yaitu memutus rantai penularan Covid-19 diharapkan bekerja dari rumah tidak mengurangi pencapaian tujuan kinerja yang diterapkan oleh organisasi.

Sebagai lini pertahanan kedua, departemen kepatuhan internal tetap dapat memainkan peran terbaiknya dalam memantau pertahanan lini pertama (di Semua manajemen), bertanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua kebijakan organisasi melalui pengendalian internal yang berkelanjutan di semua tahapan kegiatan.