Tips Untuk Manajemen Waktu dan Menyeimbangkan Beban Kerja yang Sibuk - Berikut adalah panduan sederhana untuk manajemen waktu – proses yang akan membantu Anda untuk menjaga keseimbangan bahkan ketika Anda sangat sibuk (yang mungkin sering terjadi) – bersama dengan bagian tips singkat untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana membuat waktu yang lebih efektif jadwal.

Tips Untuk Manajemen Waktu dan Menyeimbangkan Beban Kerja yang Sibuk

Apa itu manajemen waktu?

time-management-guide - Manajemen waktu adalah konsep yang cukup sederhana. Ini adalah proses mengatur dan mengendalikan bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda di dalam atau di luar pekerjaan.

Baca Juga : Panduan Mengatur Waktu Agar Menjadi Karyawan yang Lebih Baik

Mengapa perlu?

Dengan mengontrol waktu Anda, Anda dapat memotong kegiatan yang tidak penting dan mencapai lebih banyak, sehingga meningkatkan karir Anda dan mendapatkan lebih banyak dari kehidupan. Ini juga dapat membuat pekerjaan Anda lebih menyenangkan dan bermanfaat, karena manajemen waktu mengajarkan Anda untuk lebih produktif dan menolak beban kerja yang mustahil.

Manajemen waktu adalah hal yang sangat penting bagi sebagian besar profesional karena tuntutan ditempatkan pada orang yang bekerja keras dengan tanggung jawab – tuntutan yang membebani buku harian dan karakter seseorang. Jika Anda terkadang terlalu sibuk, jika Anda memiliki tenggat waktu yang tidak mungkin dipenuhi, jika Anda tidak teratur dan sepertinya tidak dapat menemukan waktu untuk mengatur kotak masuk Anda, maka manajemen waktu dapat membantu Anda.

Bagaimana mengatur waktu Anda?

Mulailah dengan merekam bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda saat ini. Cukup gunakan agenda atau buku harian untuk mencatat aktivitas Anda sepanjang hari untuk memantau kemana perginya waktu Anda. Di akhir minggu, sisihkan waktu untuk meninjau jadwal Anda. Sekarang, berapa banyak waktu yang terbuang? Di sinilah Anda harus tegas. Secara sadar memotong percakapan yang tidak produktif, banyak istirahat minum teh/kopi, atau pemborosan waktu kecil lainnya dalam jadwal Anda membutuhkan beberapa kekuatan, tetapi itu sepadan. Tentu saja, Anda masih membutuhkan kontak manusia dan secangkir kopi sesekali, tetapi menyadari berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk hal-hal itu akan membantu Anda mengendalikan aktivitas Anda.

Janji Temu: Janji temu yang tidak perlu mungkin juga membuang-buang waktu Anda. Berapa kali pertemuan rutin Anda dengan rekan kerja? Sekali lagi, Anda harus tegas di sini, tetapi berapa banyak yang benar-benar diperlukan atau produktif? Mengontrol janji Anda adalah langkah penting dalam manajemen waktu.

Kolega: Rekan kerja yang bermaksud baik dapat menjadi sumber lebih lanjut dari waktu yang terbuang. Dalam semangat persahabatan, Anda harus mau membantu rekan kerja Anda jika ada masalah yang membutuhkan perhatian Anda. Jika tugas tersebut bukan sesuatu yang berhubungan langsung dengan posisi Anda, maka mungkin rujuk mereka ke seseorang yang berada dalam posisi yang lebih baik untuk membantu. Gosip pendingin air adalah sumber lain dari pemborosan waktu. Percakapan yang tidak berguna, atau bahkan ramah, dapat dengan mudah mengisi jadwal Anda jika Anda tidak menerapkan manajemen waktu yang ketat.

Beban Kerja: Lihat lagi jadwal Anda. Berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan yang dapat/seharusnya dilakukan orang lain? Tugas-tugas kasar, seperti fotokopi, stempel surat, atau pekerjaan pengarsipan, seringkali merupakan tugas staf administrasi atau sekretaris. Bahkan jika Anda telah melakukan tugas-tugas ini selama bertahun-tahun, pelatihan atau meminta orang lain untuk mengambil tugas ini (jika perlu) akan menghemat banyak waktu Anda dalam jangka panjang (walaupun Anda mungkin harus meluangkan waktu untuk memantau dan mengajari seseorang cara melakukannya. melakukannya terlebih dahulu).

Manajer: Sangat disayangkan bahwa terkadang atasan seseorang berkontribusi pada waktu yang terbuang. Dalam batas rasa hormat dan humor yang baik, membantu manajer Anda untuk melihat bagaimana mereka tidak perlu mengambil waktu Anda dapat membantu mengurangi ketegangan pada jadwal Anda. Tugas yang didefinisikan dengan buruk dan komunikasi yang tidak jelas adalah sumber utama pemborosan waktu. Jika manajer Anda tidak mendefinisikan tugas dengan jelas, maka Anda akan kembali kepada mereka dengan pertanyaan. Cobalah untuk mendapatkan kejelasan dari awal.

Persiapan: Mempersiapkan diri dengan baik untuk pertemuan dan janji penting akan membantu Anda menghemat waktu. Berapa kali Anda menghadiri pertemuan tanpa gagasan yang jelas tentang apa itu, atau tanpa membaca dokumentasi yang diperlukan sebelumnya? Ini mungkin taruhan yang aman bahwa pertemuan yang sama itu tidak produktif (yang mungkin mengarah pada pertemuan lanjutan). Sebaliknya, jika Anda meluangkan waktu untuk mempersiapkan setiap janji temu yang dijadwalkan maka itu akan berhasil. Keputusan dapat dibuat dan tindakan ditetapkan hanya jika Anda memiliki pemikiran yang jelas tentang masalah tersebut dan menyadari apa yang sedang terjadi.

Tenggat waktu: Dari semua hal yang mengganggu keseimbangan Anda, tenggat waktu mungkin memiliki efek terbesar. Dan itu mungkin hal yang paling sulit untuk Anda ubah. Mengatur proyek Anda dalam hal prioritas dan bukan hanya kedekatan tenggat waktu akan membantu Anda menjaga keseimbangan.

Bagaimana jika tenggat waktu benar-benar tidak mungkin? Dalam hal ini, Anda harus berunding dengan atasan Anda untuk memperpanjang tenggat waktu. Jika tidak, meminta lebih banyak sumber daya secara paksa untuk mencapai tugas akan membuat tenggat waktu lebih praktis. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mengubah Hasil Kerja agar lebih dapat dicapai, meskipun tanggal jatuh tempo tidak berubah. Satu-satunya senjata Anda yang tersisa hanyalah memperjelas dari awal bahwa tenggat waktu itu tidak mungkin, meskipun sebagai pekerja yang berdedikasi, Anda tentu saja akan mengerahkan segalanya.

Komunikasi: Menjadi terorganisir dalam hal komunikasi juga penting. Dokumen dapat dengan mudah lepas kendali. Sistem yang sederhana dan efektif diperlukan di sini. Anda hanya memerlukan dua folder untuk dokumen – folder ‘untuk melakukan’, dan folder ‘untuk file’. Ada lagi yang bisa dibuang. Mengambil tindakan segera ketika Anda menerima dokumen sangat penting untuk diorganisir. Urutkan dokumen Anda ke dalam folder yang sesuai dan jadwalkan waktu untuk menangani folder secara teratur.

Email bisa sama rumitnya. Penelitian telah menunjukkan bahwa menjaga program email tetap terbuka sebenarnya mengganggu efisiensi. Sebaliknya, Anda harus memeriksa email secara teratur (lima atau enam kali sehari) dan menangani email yang masuk dengan tepat. Memiliki folder terpisah di kotak masuk Anda untuk berbagai jenis email akan membuat Anda tetap teratur.

Panggilan telepon dapat dengan mudah membuang waktu Anda. Daripada menunggu, sebaiknya cari waktu yang tepat untuk menelepon seseorang, atau bahkan meminta mereka menelepon Anda. Anda bahkan dapat menjadwalkan waktu tertentu untuk menelepon seseorang untuk menghindari masalah panggilan tidak terjawab. Anda juga harus memastikan bahwa staf kesekretariatan mengetahui cara menangani panggilan. Mereka harus tahu kapan harus merujuk panggilan ke kolega Anda, dan kapan saat yang tepat untuk menerima pesan daripada menelepon Anda.

Manfaat

Apakah mengatur waktu Anda benar-benar sepadan dengan kerumitannya? Dengan tegas, ya, memang. Pada tingkat sehari-hari, itu akan membuat rutinitas Anda lebih praktis dan terorganisir. Ini akan membuat pandangan jangka panjang Anda lebih jelas, karena Anda tahu bahwa Anda mengendalikan proyek dan tugas yang akan datang. Untuk karir Anda, ini akan membantu Anda mencapai tujuan Anda lebih cepat.

Bahkan memiliki manfaat kesehatan. Terbukti secara ilmiah bahwa kita menjadi sangat stres ketika kita tidak mencapai tugas dan tujuan yang ingin kita capai. Stres, pada gilirannya, merusak tidur, pencernaan, dan aktivitas mental. Di sisi lain, beban kerja yang seimbang dan penggunaan waktu yang terkontrol akan meniadakan stres dan membuat Anda lebih mampu.