time-management-guide - Pemilik bisnis tahu bahwa produktivitas ditingkatkan dengan efisiensi karyawan. Membantu anggota tim merencanakan dan mengatur aktivitas kerja menetapkan rutinitas, memberikan arahan tentang bagaimana memprioritaskan tugas sehari-hari dan menangani potensi hambatan. Ketika karyawan telah mengatur hari, ada lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk memikirkan hal berikutnya yang harus dilakukan. Hasil akhirnya adalah lebih sedikit waktu yang terbuang, peningkatan efisiensi dan peningkatan produktivitas. Buat perencanaan dan pengorganisasian aktivitas kerja tetap sederhana untuk memaksimalkan efektivitas.

Bagaimana Merencanakan dan Mengatur Aktivitas Kerja

Tentukan Tugas Tertentu

Bagaimana Merencanakan dan Mengatur Aktivitas Kerja - Brainstorm semua tugas yang diperlukan sepanjang hari. Jangan khawatir tentang pengorganisasian pada tahap ini. Pikirkan tentang semua yang terjadi di siang hari mulai dari berjalan di pintu, membuat kopi, dan masuk ke komputer. Jika ponsel perlu dihidupkan dari layanan suara, sertakan ini bersama dengan memeriksa pesan. Pikirkan tentang pengarsipan, penghancuran, dan tugas inventaris apa pun yang muncul secara teratur. Sesi brainstorming ini akan menjadi dasar untuk rencana kegiatan sehari-hari.

Prioritaskan dan Urutan Tugas

Tugas kelompok bersama. Mungkin ada tugas yang perlu dilakukan dalam urutan tertentu atau bersama-sama. Misalnya, mungkin ada serangkaian tindakan yang diperlukan untuk membuka kantor mulai dari membuka kunci pintu, mematikan alarm, mematikan pesan suara, memeriksa pesan, dan membuat teko kopi pertama. Telusuri seluruh daftar tugas brainstorming dan kelompokkan tugas terkait.

Setelah Anda memiliki daftar yang dikelompokkan yang dapat berkisar dari tugas pembukaan, penutupan, penjualan dan layanan, tetapkan item prioritas. Tulis ulang setiap daftar yang dikelompokkan berdasarkan urutan prioritas. Misalnya, mungkin prioritas layanan untuk mengembalikan semua pesan telepon dalam satu jam pertama pembukaan. Menelepon pemasok tentang perubahan inventaris mungkin bukan prioritas utama di pagi hari.

Tetapkan Jadwal Realistis

Ada beberapa tugas yang dikelompokkan yang perlu dilakukan pada waktu tertentu dalam sehari. Misalnya, membuka dan menutup tugas tidak bisa dilakukan di tengah hari. Namun, tugas-tugas lain memiliki fleksibilitas jadwal. Bagi hari menjadi beberapa bagian untuk membangun rutinitas. Misalnya, jam pertama hari itu dapat dikhususkan untuk membalas pesan dari pesan suara dan email. Jam berikutnya dapat dikhususkan untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan penjualan dengan jam-jam berikut sebelum makan siang yang disediakan untuk pertemuan klien.

Pikirkan waktu terbaik untuk melakukan aktivitas. Misalnya, jika Anda membutuhkan lebih banyak energi untuk menulis proposal, mungkin lebih baik untuk menempatkan tugas ini lebih awal dan menyisihkan lebih sedikit tugas yang membutuhkan energi untuk nanti di hari ketika energi Anda lebih rendah. Tetapkan jadwal yang realistis untuk menyelesaikan tugas. Misalnya, jika Anda tahu bahwa dibutuhkan minimal dua jam untuk memproses pesanan dan mengeluarkannya di hari yang sama, jangan beri diri Anda dua jam terakhir sebelum batas waktu pengiriman untuk menyelesaikan tugas; tetapkan prioritas ini di awal hari.

Baca Juga : Rezim Waktu Kerja dan Keseimbangan Kehidupan Kerja di Eropa

Hapus Potensi Gangguan

Ada begitu banyak gangguan potensial di hari kerja setiap orang. Ponsel pribadi, pesan teks, pesan instan, media sosial, dan penjelajahan internet adalah gangguan besar tetapi bukan satu-satunya. Rehat kopi yang berlebihan dan berbicara dengan rekan kerja juga sangat mengurangi produktivitas. Tetapkan waktu istirahat dan matikan semua perangkat yang berpotensi mengganggu penyelesaian tugas.

Bersikaplah realistis tentang memeriksa perangkat dan berbicara dengan rekan kerja tetapi kembangkan disiplin untuk membatasinya pada waktu-waktu tertentu dalam sehari. Beberapa orang bahkan mematikan pemberitahuan email, mengatur waktu tertentu untuk membaca dan menanggapi email, memfokuskan energi pada tugas-tugas langsung daripada mencoba melakukan banyak tugas.