Panduan untuk Manajemen Beban Kerja

Panduan untuk Manajemen Beban Kerja - Apakah Anda mengalami kesulitan mendelegasikan pekerjaan ke tim Anda? Kamu tidak sendiri. Sebagai seorang pemimpin, Anda memiliki tanggung jawab besar untuk menjaga agar anggota tim Anda tetap fokus, produktif, dan pada jalurnya.

Panduan untuk Manajemen Beban Kerja

time-management-guide - Anda juga harus memastikan bahwa beban kerja tim Anda dibagi secara adil . Pakar pengorganisasian dan produktivitas, Julie Morgenstern , mengatakan yang terbaik: “Jika Anda terlalu banyak bekerja dengan karyawan Anda yang berkinerja tinggi, Anda akan kehilangan mereka karena mereka mulai membenci kenyataan bahwa mereka melakukan lebih banyak.” Menyeimbangkan beban kerja tim Anda bukanlah tugas yang mudah dan kami di sini untuk membantu Anda mengelolanya secara efektif.

Apa itu manajemen beban kerja?

Manajemen beban kerja adalah proses mendistribusikan dan mengelola pekerjaan secara efisien di seluruh tim Anda. Ketika berhasil dilakukan, manajemen beban kerja memaksimalkan kinerja karyawan dan membantu menghilangkan kekacauan, membuat Anda dan tim Anda merasa puas di penghujung hari daripada kewalahan. Anggota tim akan merasa percaya diri tentang volume pekerjaan mereka dan memberikan pekerjaan berkualitas lebih tinggi dengan kecepatan yang lebih cepat.

Mengapa manajemen beban kerja penting?

Penelitian terbaru menunjukkan bahwa 80% pekerja pengetahuan global melaporkan merasa terlalu banyak bekerja dan hampir kehabisan tenaga . Selanjutnya, empat dari lima (82%) karyawan mengatakan bahwa mereka merasa kurang terlibat di tempat kerja saat mereka stres.

Baca Juga : Pengaturan Waktu Kerja yang Sehat untuk Tenaga Kesehatan dan Pasien

Manajemen beban kerja memungkinkan Anda mendistribusikan pekerjaan ke seluruh tim Anda secara lebih efektif, tidak hanya mengurangi kelelahan bagi karyawan yang stres, tetapi juga mencegah mereka merasa terlalu banyak bekerja . Alat manajemen beban kerja memberikan wawasan waktu nyata ke dalam tugas yang dimiliki tim Anda, sehingga Anda dapat mengelola beban kerja tim Anda secara efektif dan meningkatkan keseimbangan, bukan kelelahan.

Panduan lima langkah untuk manajemen beban kerja

Jika Anda belum terlalu memikirkan manajemen beban kerja, Anda tidak sendirian; Institut Direktur dan Manajer Internasional melaporkan bahwa hanya sedikit orang yang benar-benar terlatih dalam keterampilan yang sangat dibutuhkan ini.

Kabar baiknya adalah ada alat yang dapat membantu Anda membuat semua orang dan semuanya bergerak maju secara bersamaan. Tetapi agar alat benar-benar membantu Anda mengelola beban kerja anggota tim Anda, Anda harus memastikan beberapa keterampilan manajemen proyek Anda yang lain dalam kondisi prima. Lakukan lima langkah ini agar Anda berhasil mengelola beban kerja tim Anda.

1. Cari tahu beban kerja dan kapasitas tim Anda

Dengan pekerjaan tim Anda yang tersebar di antara beberapa ringkasan proyek , rencana, dan alat yang berbeda, sulit untuk memahami seberapa banyak total pekerjaan yang harus Anda tangani. Memiliki pengetahuan itu adalah kunci untuk mengetahui seberapa banyak yang dilakukan setiap anggota tim atau apa yang dapat mereka lakukan. Anda dapat melewatinya dan mencari tahu apa sebenarnya beban kerja tim Anda dengan menyusun rencana Anda:

1. Kumpulkan daftar lengkap proyek dan proses yang menjadi tanggung jawab tim Anda . Ini bisa berupa proyek yang didorong oleh tim Anda, atau pekerjaan lintas fungsi yang akan mereka sumbangkan.
Pelajari lebih lanjut: Pantau semua inisiatif Anda di satu tempat dengan Portofolio

2. Tentukan ruang lingkup dan waktu kerja untuk masing-masing. Apakah ini proyek besar dan kompleks dengan banyak hasil atau cakupannya lebih kecil? Berapa banyak dari setiap proyek atau proses yang menjadi tanggung jawab tim Anda?

3. Pecah proyek menjadi tugas dan alur kerja yang lebih kecil. Setelah Anda memiliki pemahaman gambaran besar tentang pekerjaan tim Anda, gunakan struktur rincian kerja untuk memecahnya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga Anda dapat mengetahui seperti apa beban mingguan atau harian mereka.

4. Memprioritaskan pekerjaan berdasarkan kepentingan dan urgensi . Dengan cara ini, Anda juga akan mengetahui apa yang perlu ditangani tim Anda terlebih dahulu melalui penilaian kebutuhan dan dapat menjadwalkan dengan lebih baik kapan Anda akan mengerjakan setiap proyek.

Mengetahui berapa banyak pekerjaan yang perlu Anda tangani hanyalah setengah dari persamaan. Anda juga harus tahu berapa banyak bandwidth yang dimiliki tim Anda dan setiap individu. Setelah Anda memperhitungkan rapat, liburan, dan tanggung jawab berulang, berapa banyak yang tersisa untuk dicurahkan oleh setiap anggota tim untuk proyek-proyek ini? Nilai beban kerja setiap anggota tim, atau minta mereka melakukannya untuk Anda, untuk mengetahui apa lagi yang bisa mereka lakukan.

Pengukuran beban kerja dalam tindakan:

Tim analitik Anda harus menghasilkan sembilan laporan berbeda di Q2. Ini adalah campuran dari laporan baru bersih, yang akan memakan waktu lebih lama untuk dibuat, dan laporan berulang yang sistemnya sudah mereka siapkan. Sebelum Anda mulai menugaskannya ke masing-masing anggota tim, dapatkan pemahaman tentang waktu (kapan masing-masing harus dikirimkan oleh), kepentingan (pekerjaan apa yang memblokir ini?), dan jumlah waktu yang Anda harapkan untuk membuat masing-masing .

Berdasarkan penelitian ini, Anda sekarang tahu berapa banyak pekerjaan tambahan yang menjadi tanggung jawab tim analitik Anda. Anda bahkan mungkin telah menemukan bahwa itu terlalu banyak untuk bandwidth tim kecil Anda, tetapi mengetahui bahwa beberapa laporan berprioritas rendah, dapat dengan cerdas menunda permintaan yang kurang penting demi permintaan yang lebih berdampak.

FAQ: Bagaimana saya dapat memberdayakan tim saya untuk menjadi lebih efektif dan efisien?

Tim yang efisien melakukan hal yang benar, sedangkan tim yang efektif melakukan hal yang benar. Idealnya, Anda ingin memberdayakan tim Anda untuk menjadi efisien dan efektif —untuk memastikan mereka melakukan hal yang benar dengan benar.

Jika Anda belum melakukannya, pastikan semua orang di tim Anda menggunakan alat manajemen kerja yang sama sehingga mereka memiliki kejelasan tentang siapa yang melakukan apa dan kapan. Alat manajemen kerja Anda juga harus mudah diintegrasikan dengan alat bisnis favorit Anda, sehingga tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk beralih antar aplikasi dan menggali melalui spreadsheet, dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan mereka yang berdampak tinggi. Dan tentu saja, cari alat manajemen kerja yang memiliki komponen manajemen beban kerja bawaan, sehingga Anda dapat melacak beban kerja tim tepat di tempat pekerjaan terjadi.

2. Alokasikan sumber daya dan uraikan beban kerja individu

Sekarang setelah Anda memiliki gambaran umum tentang semua yang perlu dilakukan tim Anda, Anda sekarang dapat mengetahui siapa yang akan mengerjakan apa dan kapan. Dan sementara menugaskan bagian-bagian pekerjaan individu mungkin terdengar mudah, seperti yang ditunjukkan oleh orang-orang bijak di laporan Harvard Business Review , itu sebenarnya bisa sangat rumit.

Alokasi sumber daya dapat membantu Anda secara efektif mengidentifikasi dan menetapkan sumber daya yang tersedia untuk suatu inisiatif. Jika Anda belum pernah mencoba alokasi sumber daya sebelumnya, gunakan lima tip berikut untuk menjaga agar beban kerja semua orang tetap seimbang dan dapat dikelola:

Tetapkan pekerjaan dengan prioritas tertinggi terlebih dahulu . Urutkan daftar tugas dan proyek tim Anda berdasarkan prioritas, dan kerjakan prioritas utama staf terlebih dahulu.

Saldo mulai dan tanggal jatuh tempo . Sekarang Anda tahu siapa yang akan melakukan apa, mulailah menjadwalkan setiap tugas atau proyek. Anda juga dapat menerapkan strategi manajemen waktu, seperti pemblokiran waktu , untuk membantu anggota tim lebih fokus pada pekerjaan mereka.

Pastikan Anda mencocokkan orang yang tepat untuk setiap tugas atau proyek . Mempertimbangkan ketersediaan mereka, serta keahlian dan pengalaman mereka.

Sertakan tim Anda dalam percakapan dengan menanyakan bandwidth ekstra yang mereka yakini. Mereka tidak hanya akan mengetahui beban kerja dan kapasitas mereka sendiri yang terbaik, tetapi mereka juga akan merasa lebih berdaya ketika Anda melibatkan mereka dalam perencanaan.

Selalu beri tahu seseorang mengapa Anda memberikan tugas tertentu kepada mereka . Ini adalah cara yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan dan menetapkan harapan sejak awal.

Alokasi sumber daya dalam tindakan:

Anda memerlukan dua orang untuk mengerjakan desain iklan untuk kampanye yang akan datang, dan memiliki lima orang di tim Anda. Anda dapat menetapkan pekerjaan secara acak, tetapi Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik jika Anda melihat latar belakang anggota tim’ (misalnya, apakah mereka pernah mengerjakan kampanye sebelumnya?), periksa apakah ada anggota tim yang sudah kelebihan beban, lalu tanyakan atasan Anda memilih jika mereka merasa memiliki kapasitas untuk mengambil proyek baru ini .
FAQ: Bagaimana saya bisa mengelola tenggat waktu dan prioritas yang bertentangan?

Perencanaan beban kerja tidak selalu semulus yang kita inginkan. Terkadang anggota tim yang paling cocok untuk suatu proyek sudah sibuk dengan inisiatif lain yang sama-sama berprioritas tinggi. Terkadang, seluruh tim Anda dalam mode kritis, dan sulit membayangkan menambahkan lebih banyak pekerjaan ke piring mereka. Meskipun mungkin tidak selalu ada jawaban yang sempurna, mengetahui beban kerja tim Anda sebelumnya dapat membantu Anda mengantisipasi masalah sumber daya ini dan mengatasinya sebelum terjadi.

Misalnya, jika Anda tahu ada pekerjaan prioritas tinggi yang akan datang dengan waktu penyelesaian yang singkat, dapatkah Anda mengalihkan pekerjaan dengan prioritas lebih rendah lebih awal atau lebih lambat di bulan itu? Ketika Anda memiliki jendela ke bandwidth tim Anda, Anda lebih siap untuk membantu mereka mengelola beban kerja mereka—baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

3. Periksa dengan anggota tim Anda dan sesuaikan beban kerja sesuai kebutuhan

Bahkan rencana dan jadwal proyek yang paling baik pun mengalami hambatan, dan Anda harus siap untuk melakukan penyesuaian secara real time sebelum tenggat waktu terlewati.

Untuk melacak bagaimana setiap anggota tim mengelola beban kerja mereka saat ini, bersikaplah proaktif dengan mengatur check-in 1-1 reguler dengan anggota tim Anda untuk pembaruan. Jika check-in tersebut mengungkapkan bahwa seorang anggota tim merasa dibebani dengan tanggung jawab, periksa untuk melihat siapa yang mungkin dapat melakukan hal lain.

Saat Anda menetapkan ulang tugas atau proyek, pastikan untuk berkomunikasi dengan tim Anda tentang perubahan tersebut sehingga mereka memahami mengapa mereka sekarang ditarik ke arah yang berbeda. Hal ini dapat dilakukan melalui proses kontrol perubahan . Sebagai alternatif, pertimbangkan peluang pembinaan untuk membantu mereka menjadi lebih efisien dan terorganisir dan selalu menghargai kerja keras anggota tim Anda.