Cara Berinvestasi Dalam Strategi Manajemen Waktu

Cara Berinvestasi Dalam Strategi Manajemen Waktu - Meskipun strategi manajemen waktu dapat membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih efisien, juga dapat membantu Anda bekerja lebih cerdas. Dengan memanfaatkan alat dan strategi yang membantu mengelola beban kerja, kita dapat berfokus pada tugas yang lebih penting dan menghindari gangguan.

Cara Berinvestasi Dalam Strategi Manajemen Waktu

time-management-guide - Lagi pula, kami memiliki sekitar delapan jam dalam pekerjaan 9 ke 5 yang khas untuk menyelesaikan semua yang ada di daftar tugas kami. Tetapi jika Anda menyisihkan waktu untuk istirahat, rapat, percakapan, gangguan, dan pengalihan tugas, kita benar-benar tertinggal jauh lebih sedikit.

Katakanlah Anda membuat draf proposal tetapi ditarik ke rapat sebelum Anda dapat menyelesaikannya, atau tiba-tiba menghabiskan waktu satu jam untuk mengedit pekerjaan anggota tim Anda, atau memeriksa telepon Anda untuk melihat pesan dan tugas yang membanjir. Sekarang jam berlalu, tenggat waktu terasa menakutkan, dan Anda lapar, terganggu, dan lelah.

Jadi mari kita lihat bagaimana menerapkan berbagai strategi manajemen waktu, bersamaan dengan bagaimana para pemimpin dapat memperkuat keterampilan dan praktik manajemen waktu dalam organisasi mereka.

Mengapa strategi manajemen waktu penting?

Manajemen waktu yang buruk tidak hanya mempersulit pekerjaan kita, tetapi juga dapat menyebabkan peningkatan stres. Dari 1.049 orang Amerika yang disurvei oleh Gallup, 41% merasa mereka tidak punya cukup waktu untuk melakukan apa yang mereka inginkan, dan proporsi yang sama merasa cemas karenanya.

Dengan jam kerja yang terbatas dan jumlah pekerjaan yang tampaknya tidak terbatas, strategi manajemen waktu merupakan alat penting untuk meningkatkan produktivitas dan fokus karyawan. Tapi bukan hanya individu yang bisa mendapatkan keuntungan.

Perusahaan konsultan global McKinsey mencatat bagaimana organisasi mulai memainkan lebih banyak peran dalam cara karyawan mengasah keterampilan manajemen waktu mereka: “Manajemen waktu bukan hanya masalah produktivitas pribadi yang tidak dapat dikendalikan oleh perusahaan; itu semakin menjadi masalah organisasi yang akar penyebabnya tertanam kuat dalam struktur dan budaya perusahaan.

Baca Juga : 8 Tips Manajemen Waktu Untuk Produktivitas

Dan pemimpin benar-benar dapat mempengaruhi seberapa baik karyawan mengelola waktu 85% orang yang mengidentifikasi diri mereka sebagai manajer waktu yang efektif mengatakan mereka menerima dukungan dalam penjadwalan dan mengalokasikan waktu, menurut McKinsey. Dengan melatih tim Anda dalam strategi manajemen waktu, mengembangkan teknik komunikasi, dan melibatkan mereka dalam pekerjaan yang sesuai dengan kekuatan mereka, organisasi dapat memanfaatkan potensi karyawan dengan lebih baik.

Bagaimana mengatur strategi manajemen waktu yang efektif

Manajemen waktu bermuara pada kombinasi strategi dan teknik untuk membantu Anda dengan sengaja menetapkan prioritas, membatasi gangguan, dan tetap fokus pada hasil. Masing-masing memiliki manfaat uniknya sendiri dan, jika digabungkan, dapat membantu tim Anda beroperasi dengan efisiensi puncak.

Buat rencana dan komunikasikan ke tim

Pelatih pengembangan diri Daniel Dowling mengatakan bahwa menghabiskan 10 hingga 30 menit merencanakan tugas harian atau mingguan dapat meningkatkan produktivitas karena memberikan orang visi yang jelas tentang di mana mereka seharusnya (dan apa yang harus dilakukan) dalam kerangka waktu tertentu. Prinsip yang sama dapat diterapkan di tingkat tim. Adalah tanggung jawab pemimpin tim untuk memastikan setiap orang berada di halaman yang sama dan memiliki rencana prioritas untuk dirujuk kembali, menjaga setiap anggota tim tetap pada jalurnya dalam proses.

Pemimpin juga perlu mengatur saluran komunikasi untuk berbagi kemajuan sepanjang proyek jangka panjang atau pendek. Pakar produktivitas Maura Thomas juga merekomendasikan untuk memberikan instruksi dan harapan yang jelas tentang bagaimana tim harus menggunakannya.

Memastikan bahwa tim selaras dan terinformasi tidak hanya meningkatkan manajemen waktu. Menurut penelitian dari perusahaan telekomunikasi Mitel, karyawan menghabiskan lebih dari dua pertiga waktunya untuk berhubungan, berkolaborasi, dan berkomunikasi satu sama lain dan kehilangan hampir 15% waktu kerja mereka karena komunikasi yang tidak efektif.

Kembangkan struktur, tetapi perkenankan fleksibilitas

Lihat hasil yang ingin dicapai oleh tim Anda, dan promosikan strategi manajemen waktu yang membantu karyawan mencapai tujuan tersebut dengan cara yang memberikan struktur dan fleksibilitas. Penelitian mengungkapkan bahwa produktivitas meningkat sebesar 5% dan penjualan meningkat sebesar 7% untuk karyawan ritel Gap yang diberi jadwal konkret sebelumnya, menunjukkan hubungan antara stabilitas dan output.

Namun, pada saat yang sama, banyak karyawan mendambakan fleksibilitas: Dari mereka yang disurvei oleh Slack, 52% mengatakan mereka ingin bekerja di tempat yang prosesnya selalu meningkat.

Jelas, kebutuhan bervariasi di seluruh perusahaan. Tetapi para pemimpin harus berkolaborasi dengan karyawan untuk menemukan proses yang sesuai untuk semua orang:

Biarkan karyawan Anda berbicara tentang cara mereka mencapai tugas dengan memprioritaskan hasil. Jika mereka tahu apa yang perlu dilakukan, mereka dapat membuat prosesnya sendiri.

Tetapkan ekspektasi, bukan tenggat waktu, untuk tim Anda jika memungkinkan. Pekerjaan yang baik dapat dilakukan tanpa krisis waktu.

Memperjelas tujuan menyeluruh organisasi, dan menghubungkannya dengan tugas langsung individu. Ini membantu semua orang untuk melihat bagaimana mereka cocok dengan rencana yang lebih besar.

Kembangkan kerja tim dan dukungan

Thomas mengatakan kurangnya keterampilan manajemen waktu bukanlah satu-satunya hal yang mencegah karyawan mencapai hasil maksimal. Sebaliknya, ini adalah masalah budaya yang lebih luas yang terkadang diperkuat oleh kepemimpinan senior.

Dia mengidentifikasi beberapa cara di mana organisasi dan pemimpin secara tidak sengaja menciptakan lingkungan yang tidak produktif, seperti mengharapkan anggota tim untuk online setiap saat dan segera menanggapi email. Namun, yang lebih penting, “Sementara banyak karyawan berjuang dengan manajemen waktu dan perhatian, solusinya tidak akan bertahan kecuali para pemimpin mengatasi masalah budaya yang mendasarinya.”

Alih-alih mengharapkan pemantauan email sepanjang waktu, pastikan setiap karyawan memiliki anggota tim tepercaya yang dapat mengisi posisi selama ketidakhadiran mereka. Dengan begitu, saat karyawan libur, mereka bisa libur sepenuhnya. Memiliki proxy yang andal tidak hanya bagus untuk produktivitas; itu juga akan mencegah kelelahan dan stres, yang dapat meminimalkan perputaran yang mahal.

Strategi manajemen waktu benar-benar dapat membuat perbedaan

Anda tahu proposal yang tidak dapat Anda selesaikan karena terus diganggu oleh rapat? Sekarang Anda telah menjadwalkan waktu untuk pekerjaan terfokus di kalender Anda, jadi tidak ada yang datang mengetuk meja Anda. Anggota tim Anda memiliki tujuan yang jelas, sehingga Anda tidak tertarik untuk mengedit di menit-menit terakhir. Dan sementara banjir pesan mungkin masih menyalakan ponsel Anda, alih-alih panik, Anda ingat bahwa Anda telah menyisihkan waktu khusus untuk menanganinya.

Dengan kombinasi yang tepat dari strategi manajemen waktu, tenggat waktu tidak tampak begitu menakutkan, Anda merasa tidak terlalu stres, dan Anda merasa cukup nyaman untuk istirahat makan siang yang nyata dengan susah payah.